Je data, kort bewaard.

• De app draait in Finland (Hetzner, Helsinki).
• De database staat in Ierland (Convex, AWS eu-west-1). Daarin staat alles behalve de pdf's.
• Pdf's worden opgeslagen in Cloudflare R2 met EU-jurisdictie.
• Het lezen gebeurt met Gemini op Vertex AI, in de EU-multiregio van Google Cloud.

Het koppelen van de gelezen tekst aan je velden gebeurt bij TypeSafe in de Verenigde Staten, en inlogmails gaan via Resend in de Verenigde Staten. Zie Wie het verwerkt.

• 30 dagen na versturen, standaard. Je Admin kan alles van 1 tot 365 dagen instellen.
• Documenten die nooit zijn goedgekeurd, worden 90 dagen na uploaden verwijderd.
• Afgewezen documenten worden 30 dagen na afwijzing verwijderd.
• Niet-opgeslagen formuliervoorstellen worden na 7 dagen verwijderd, met hun voorbeeld-pdf.
• Verwijderen haalt de pdf weg, wat Vink gelezen heeft, alle waarden en de Payload.
• We houden een kort overzicht (bestandsnaam, wie het uploadde en goedkeurde, datums, bezorgstatus), nooit het document of de waarden.

Een Admin kan elk document direct verwijderen, ook goedgekeurde. Openstaande nieuwe pogingen worden dan geannuleerd.

Wil je je account of organisatie opheffen? Mail ons. We verwijderen alles binnen 30 dagen.

Elke partij die met je data werkt, waarvoor, waar en wat ze ontvangt.

Doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Elke organisatie ziet alleen haar eigen documenten. Elk verzoek wordt gecontroleerd tegen een lidmaatschap, en dat wordt gedekt door automatische tests.

Er zijn twee rollen, Admin en Member. Alleen Admins kunnen:

• leden uitnodigen en verwijderen, en rollen wijzigen
• formulieren maken en wijzigen, inclusief Auto-Send en de Review Threshold
• Integrations toevoegen, wijzigen en verwijderen, en hun secrets zien
• de naam en bewaartermijn van de organisatie wijzigen
• documenten verwijderen en mislukte Deliveries opnieuw versturen

Auto-Send staat standaard uit. Een Admin zet het per formulier aan, en het verstuurt alleen documenten zonder onzekere waarden.

Inloggen gaat met een e-maillink, die na 5 minuten verloopt, of met een wachtwoord. Sessies duren 7 dagen.

• Alleen HTTPS, met HSTS.
• Links naar een pdf verlopen na 5 minuten.
• Endpoints van Integrations moeten HTTPS gebruiken.
• Secrets van Integrations zijn versleuteld (AES-256-GCM) met een sleutel die buiten de database bewaard wordt.
• Opgeslagen data wordt door de providers versleuteld.
• Payloads worden ondertekend met HMAC-SHA256, met één secret per Integration en een tijdstempel tegen herhaling. Zie Handtekening controleren.
• Een test-send verstuurt alleen voorbeeldwaarden of een goedgekeurd document.

Een beveiligingsprobleem gevonden? Mail [email protected]. We lezen elke melding en antwoorden je persoonlijk. Onze security.txt bevat dezelfde gegevens.

Vragen over privacy, of de verwerkersovereenkomst nodig? Neem contact op.