Orders automatisch verwerken, regel voor regel.
Klanten mailen een bestelling, sturen een PDF of faxen een orderformulier. Vink zet de klant en elke bestelregel in je systeem, zodat niemand ze hoeft over te nemen.
200 gratis credits. Geen creditcard nodig.
Elk Formulier krijgt een eigen e-mailadres voor binnenkomende orders.
Hoe verwerk je bestellingen die klanten per e-mail of PDF sturen?
Je laat ze binnenkomen op het e-mailadres van een Formulier, en Vink maakt er bestelregels van.
Veel orders komen niet via een webshop binnen. Een vaste klant mailt een lijstje, een ander stuurt zijn eigen inkooporder als PDF, en een derde faxt nog. Iemand op kantoor zet die regels nu met de hand in het systeem. Met Vink lever je ze aan zoals ze komen, en Vink zoekt per regel het product en het aantal op.
Welke gegevens haalt Vink uit een bestelling?
De klant, de leverdetails en elke bestelregel als aparte rij.
- Klant
- Café Het Anker
- Besteldatum
- 28-09-2026
- Ordernummer van de klant
- HA-0927
- Gewenste leverdatum
- 02-10-2026
- Afleveradres
- Noorderhaven 12, Groningen
- Telefoon
- 050 311 2044
- Product, per regel
- Espresso beans 1kg
- Aantal, per regel
- 6
Zo zet je orderverwerking op in Vink
In vier stappen, en de eerste orders lopen nog dezelfde dag.
- 1
Beschrijf je bestelling
Maak een Formulier met de klantvelden en een lijst Bestelregels met product en aantal. Artikelnummer en prijs voeg je toe als je ze nodig hebt.
- 2
Leid de orders om
Stuur je ordermailbox door naar het e-mailadres van het Formulier. Vink leest de bijlagen en ook de tekst van de mail zelf.
- 3
Controleer de regels
Vink laat zien wat het per regel las en op welke pagina. Staan er twee telefoonnummers of is een aantal vaag, dan markeert het die waarde.
- 4
Stuur de order door
Na akkoord gaat de order naar je ordersysteem, je planning of een sheet. Elke bestelregel blijft een eigen regel.
Een bestelling in je mailbox staat zo in je systeem, zonder dat iemand hem overneemt.
Wat kost het overnemen van orders je nu?
Vul in hoeveel bestellingen er per dag binnenkomen en hoeveel minuten één order kost.
Uren overtikken per maand
42 uur
- Met de hand
- € 1.470/mnd
- Met Vink (Business)
- € 249/mnd
Uitgaande van 21 werkdagen per maand en 1 pagina (10 credits) per document. Je team besteedt nog wel tijd aan de waarden die Vink markeert.
Hoe komt de order in je ordersysteem?
Via een webhook naar je systeem, via je workflowtool, of als rijen in een spreadsheet.
Per goedgekeurde order krijgt je systeem de klant en alle regels in één bericht. In een spreadsheet wordt elke bestelregel een eigen rij. Heeft je ordersysteem geen ontvangstpunt, dan helpt de koppelservice, vanaf € 799.
Vragen over orderverwerking
Ja. Vink leest de mail zelf en de bijlagen. Schrijft een klant zijn bestelling gewoon in de mail, dan worden dat net zo goed bestelregels.
Vink neemt de productnaam over zoals de klant hem schrijft. Staat er een artikelnummer op de order, dan leest Vink dat ook, als je er een veld voor maakt. Het koppelen aan je eigen artikelen doet je ordersysteem.
Zoveel als er op staan, tot 20 pagina's per PDF. Elke regel komt als aparte rij in je lijst, met de pagina waar Vink hem las.
Je ziet alle regels naast de order. Je voegt een regel toe, haalt er een weg of past een aantal aan. Pas na je akkoord gaat de order verder.
Elke pagina, e-mail of foto kost 10 credits. Een order in de tekst van één mail kost dus 10 credits. Je begint met 200 gratis credits, zonder creditcard.
Ja. Elk abonnement heeft onbeperkt gebruikers. Bij elke order zie je wie hem goedkeurde en wanneer.
Ja. Webshoporders komen al digitaal binnen. Vink is er voor de rest: orders per mail, PDF of fax. Via een koppeling komen ze in hetzelfde systeem als je webshoporders.
Door Rob van Baaren, oprichter van Vink. Bijgewerkt op 28 oktober 2026.
Andere eerste processen
- Begin met één procesWaarom één soort document de beste start is, en hoe je daarna uitbreidt.
- Pakbonnen digitaliserenArtikelen, aantallen en handtekening van elke levering in je systeem.
- Inkoopfacturen verwerkenLeverancier, bedragen en factuurregels uit elke factuur, zonder overtikken.
- Koppeling met je systeemEen spreadsheet, je workflowtool, de webhook of de API. Of wij bouwen de koppeling.
Verwerk je volgende bestelling met 200 gratis credits.
Al klant? Inloggen
200 gratis credits. Geen creditcard nodig.