Wat kost handmatige invoer? Reken het zelf uit.

Je hebt drie getallen nodig. Hoeveel documenten komen er per werkdag binnen? Hoeveel minuten kost één document, van openen tot opslaan? Wat kost een uur van de collega die het doet?

Een rekenvoorbeeld. Stel: er komen 40 documenten per dag binnen en elk document kost 3 minuten. Dat is 120 minuten per dag, dus 2 uur. Een maand heeft ongeveer 21 werkdagen. Dat is 42 uur per maand. Bij loonkosten van € 35 per uur kost het overtikken dan € 1.470 per maand.

Dit zijn voorbeeldgetallen. Je eigen getallen kunnen hoger of lager zijn. Daarom staat hieronder een calculator.

Het typen zelf is maar een deel van het werk. Iemand opent de mail of de scan. Daarna zoekt die persoon de juiste klant of order in het systeem. Dan volgt het overtikken, en een tweede blik om te controleren.

Tel ook de tijd die later komt. Een collega vraagt wat er op een document stond. Een getal klopt niet en iemand zoekt uit waar het fout ging. Die minuten zie je niet in de planning, maar ze horen bij de kosten.

Een verkeerd bedrag komt op een factuur. Een verkeerd aantal komt in de voorraad. Een verkeerde datum komt in de planning. Meestal ziet iemand de fout pas een paar dagen later, op een andere plek.

Hoeveel dat kost, verschilt per bedrijf. Tel daarom een maand lang hoe vaak een fout uit overtikken terugkomt, en hoe lang het herstellen duurt.

Laat het team een week lang turven hoeveel documenten er binnenkomen. Neem daarna tien gewone documenten en meet hoe lang elk document duurt. Neem het gemiddelde.

Gebruik voor het uurtarief de loonkosten van wie het werk doet: het brutoloon plus de werkgeverslasten. Weet je dat getal niet precies, vraag het dan aan wie de loonadministratie doet.

Reken de som per soort document. Vaak kost één stroom veel meer tijd dan de rest. Met de checklist voor je eerste proces kies je waar je begint. Op Begin met één proces lees je hoe je daarna uitbreidt.

Met Vink tikt niemand die documenten meer over. Vink zet de gegevens in je systemen. Jij controleert alleen de waarden waar Vink niet zeker van is. Een pagina kost 10 credits. Op de prijzenpagina zie je welk plan bij jouw aantal past.