Welk proces automatiseer je eerst?
Beantwoord vier vragen voor elk soort document dat je team overtikt. De checklist zet ze op volgorde en wijst je eerste proces aan.
200 gratis credits. Geen creditcard nodig.
Wat je ook kiest, Vink stuurt niets door zonder akkoord van je team.
Vink aan wat klopt
Vink de punten aan die kloppen. Je eerste proces verschijnt dan hier.
Hoe weet je of een proces geschikt is om te automatiseren?
Als het vaak voorkomt, steeds dezelfde gegevens vraagt en nu met de hand gaat.
In de MKB Barometer 2026 van Exact noemt 39% van de ondernemers gebrek aan tijd of mensen als drempel om te automatiseren. Juist dan loont het om klein te beginnen, met het proces dat het meeste tikwerk kost en het snelst resultaat laat zien.
Wat betekenen de vier vragen?
Elke vraag staat voor één reden dat een proces zich goed laat automatiseren.
- Komt vaak binnen
- Een document dat elke week komt, levert elke week tijd op. Wat één keer per kwartaal binnenkomt, kan beter wachten.
- Steeds dezelfde gegevens
- Haal je steeds dezelfde punten eruit, zoals klant, datum en bedrag? Dan beschrijf je ze één keer als velden.
- Nu met de hand
- Gaan de gegevens nu van papier of PDF met de hand naar een systeem? Daar zit de winst. Staan ze al digitaal klaar, dan valt er weinig te halen.
- Fouten kosten iets
- Een verkeerd bedrag of aantal kost geld of een tweede ronde. Vink markeert de waarden waar het twijfelt, zodat je die als eerste ziet.
Zo kies je je eerste proces
In vijf stappen, van een lijstje tot je eerste goedgekeurde document.
- 1
Schrijf op wat je team overtikt
Maak een lijstje van alle soorten documenten die nu met de hand in een systeem gaan.
- 2
Tel per document
Schat hoeveel er per week binnenkomen en hoeveel minuten één document kost.
- 3
Vul de checklist in
Beantwoord de vier vragen voor elk document. Het document met de meeste keren ja gaat voor.
- 4
Probeer het op echte documenten
Maak een Formulier en stuur tien echte documenten in. Je ziet meteen wat Vink invult.
- 5
Meet, en kies het volgende
Loopt het eerste proces, pak dan je lijstje er weer bij. Het document met de tweede score is je volgende proces.
Kies het document dat je team het vaakst overtikt. Daar begint de winst.
Wat als je eerste proces in een ander systeem moet?
Dan koppel je Vink aan dat systeem, zelf of met de koppelservice.
Je eerste proces hoeft niet in je boekhouding te eindigen. Een planning, een database of een gedeelde sheet kan net zo goed. Kies het proces op de score, niet op het systeem waar het heen moet.
Vragen over je eerste proces
Omdat je één proces binnen een dag test, terwijl alles tegelijk maanden kost. Met één soort document zie je snel of de gegevens kloppen en of je team ermee werkt. Daarna voeg je het volgende op dezelfde manier toe.
Kies dan het document dat het vaakst binnenkomt. Dat levert de meeste uren op, en je hebt sneller genoeg voorbeelden om te controleren.
Nee. Het document moet steeds dezelfde gegevens bevatten, maar de opmaak mag per afzender verschillen. Vink zoekt je velden op elke opmaak.
Kijk na twee weken naar twee dingen: hoeveel documenten Vink invulde en hoeveel waarden je team moest aanpassen. In Vink zie je per document wat er is verbeterd.
Niets. Je begint met 200 gratis credits, zonder creditcard. Eén pagina kost 10 credits, genoeg om een stapel echte documenten te testen.
Ja. Vink leest ook handschrift. Een handgeschreven document krijgt vaker een markering, dus reken in het begin op iets meer controle.
Iemand die het document kent en het nu overtikt. Die beschrijft de velden en controleert de eerste documenten. Een developer heb je pas nodig als je zelf een eigen systeem koppelt.
Door Rob van Baaren, oprichter van Vink. Bijgewerkt op 28 oktober 2026.
Andere eerste processen
- Begin met één procesWaarom één soort document de beste start is, en hoe je daarna uitbreidt.
- Inkoopfacturen verwerkenLeverancier, bedragen en factuurregels uit elke factuur, zonder overtikken.
- Bestellingen automatisch verwerkenOrders per e-mail of PDF worden bestelregels in je systeem.
- Backoffice automatiserenVoor wie de backoffice leidt: van facturen tot werkbonnen, één stroom tegelijk.
Test je eerste proces met 200 gratis credits.
Al klant? Inloggen
200 gratis credits. Geen creditcard nodig.