Backoffice automatiseren, één stroom documenten tegelijk.
Je team tikt facturen, bestellingen, pakbonnen en formulieren over. Vink neemt dat tikwerk over, stroom voor stroom, en je team houdt de controle.
200 gratis credits. Geen creditcard nodig.
Per soort document beschrijf je je eigen velden.
Hoe begin je met het automatiseren van je administratie?
Met de documentstroom die je team de meeste tijd kost, en pas daarna met de volgende.
Volgens een analyse van De Nederlandsche Bank besteden werkenden ongeveer een vijfde van hun tijd aan taken die ze niet als hun kernwerk zien, met administratie als grote post. In de backoffice zit veel van die tijd in overtikken, van PDF of papier naar een systeem. Dat werk laat zich goed opdelen in stromen, elk met één soort document.
Welke backofficetaken neemt Vink over?
Elke taak waarbij iemand gegevens van een document in een systeem zet.
- Inkoopfacturen
- Leverancier, bedragen en regels naar de boekhouding.
- Bestellingen
- Klant en bestelregels naar het ordersysteem.
- Pakbonnen
- Geleverde artikelen en aantallen naar het voorraadbeheer.
- Werkbonnen
- Uren en materiaal naar de facturatie.
- Aanmeldformulieren
- Naam, adres en keuzes naar je klantenbestand.
- Schademeldingen
- Datum, oorzaak en bedrag naar de behandelaar.
- Onkostenbonnen
- Winkel, datum en btw naar de administratie.
- Klachten per e-mail
- Klant, product en probleem naar je ticketsysteem.
Zo automatiseer je de backoffice stap voor stap
Eén stroom per keer, en elke stroom volgt dezelfde vijf stappen.
- 1
Breng je documentstromen in kaart
Schrijf per soort document op hoeveel er per week komen en waar de gegevens heen moeten.
- 2
Kies de eerste stroom
Neem de stroom met het meeste tikwerk. De checklist voor je eerste proces helpt je kiezen.
- 3
Zet een Formulier op
Eén Formulier per stroom, met eigen velden en een eigen e-mailadres.
- 4
Laat je team controleren
Collega's keuren goed wat Vink invult en verbeteren alleen wat gemarkeerd is.
- 5
Voeg de volgende stroom toe
Draait de eerste stroom, herhaal dan stap 3 en 4 voor het volgende document.
Je backoffice houdt de controle. Het tikwerk doet Vink.
Hoe komt alles in de juiste systemen?
Elk Formulier krijgt zijn eigen Koppelingen, dus elke stroom gaat naar zijn eigen systeem.
Facturen naar de boekhouding, orders naar het ordersysteem, werkbonnen naar de facturatie. Je regelt het per Formulier, met een spreadsheet, je workflowtool of de webhook. Of je laat het bouwen.
Vragen over de backoffice
Zoveel als je wilt. Elk abonnement bevat alle Formulieren en velden, en onbeperkt gebruikers.
Ja, op het e-mailadres van je organisatie. Vink kiest dan per document het Formulier dat erbij past. Wil je het vaste spoor, geef dan elk Formulier zijn eigen adres.
Een Admin maakt Formulieren en Koppelingen. Collega's met de rol Member uploaden, controleren en keuren goed. Een Editor past de velden van bestaande Formulieren aan.
Dan zet Vink het apart, zodat niemand het per ongeluk goedkeurt. Een collega kiest het juiste Formulier, of laat het liggen.
Je betaalt in credits, 10 per pagina. Extra gebruik staat standaard uit. Een Admin kan het aanzetten, met een maximum per maand.
Ja, met Auto-Send, dat je per Formulier aanzet. Documenten waar Vink zeker van is gaan dan direct door. Twijfelt Vink, dan blijft het document staan voor je team.
Bestanden en gegevens staan in de EU. Vink verwijdert ze standaard 30 dagen na versturen. De lijst met subverwerkers staat in de voorwaarden.
Door Rob van Baaren, oprichter van Vink. Bijgewerkt op 28 oktober 2026.
Andere eerste processen
- Begin met één procesWaarom één soort document de beste start is, en hoe je daarna uitbreidt.
- Welk proces eerst automatiseren?Vier vragen per document. De checklist wijst je eerste proces aan.
- Inkoopfacturen verwerkenLeverancier, bedragen en factuurregels uit elke factuur, zonder overtikken.
- Koppeling met je systeemEen spreadsheet, je workflowtool, de webhook of de API. Of wij bouwen de koppeling.
Automatiseer je eerste backofficestroom met 200 gratis credits.
Al klant? Inloggen
200 gratis credits. Geen creditcard nodig.